La présente politique explique qui collecte vos données personnelles, pour quelles finalités, combien de temps elles sont conservées, qui peut y accéder, et comment exercer vos droits conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, Règlement UE 2016/679) et à la loi française Informatique & Libertés.
La plateforme, son fonctionnement technique et ses traitements transversaux sont placés sous la responsabilité de son éditeur :
Chaque association utilisant la plateforme reste responsable des finalités et des données qu’elle renseigne ou collecte dans son propre espace. Tropik'Art974 agit comme éditeur et prestataire technique de la plateforme.
Les documents demandés dépendent de l'association, de ses activités et de votre rôle. Chaque association configure dans son propre espace les pièces obligatoires, facultatives ou non demandées. La plateforme KoléAsso n'impose donc aucune liste commune à toutes les structures.
Conformément au principe de minimisation (RGPD art. 5.1.c), une association ne doit demander que les pièces strictement nécessaires à la gestion de l'adhésion, à la sécurité de ses activités ou au respect de ses obligations légales. Les documents déposés sont chiffrés (AES-256) avant stockage et leur accès est limité aux administrateurs autorisés de l'association.
| Document | Finalité | Base légale RGPD | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Pièce d'identité (recto-verso) | Vérification de l'identité ou d'une condition d'âge, uniquement si nécessaire | Exécution du contrat d'adhésion (art. 6.1.b) | Durée d'adhésion + 1 an, puis suppression automatique |
| Justificatif de domicile (< 3 mois) | Communication officielle ou vérification d'une condition de résidence, si applicable | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Durée d'adhésion + 1 an |
| Attestation de Responsabilité Civile personnelle | Couverture des dommages causés à autrui durant les activités | Intérêt légitime (art. 6.1.f) - protection de l'association et des tiers | Durée de validité de l'attestation, puis renouvellement demandé |
| Certificat médical de non-contre-indication aux activités scéniques | Sécurité du participant lorsqu'une activité physique ou scénique le justifie | Consentement explicite (art. 9.2.a) - donnée de santé sensible | 1 an maximum ; seul l'avis « apte / non apte » est conservé, aucune information médicale détaillée |
| Contrat de cession de droit à l'image signé | Publication autorisée de photos et vidéos par l'association | Consentement explicite (art. 6.1.a + art. 9 Code civil) | 10 ans maximum après le dernier événement - retrait possible à tout moment |
| Bulletin d'adhésion signé | Formation du contrat d'adhésion à l'association | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | 3 ans après la fin de l'adhésion (preuve contractuelle) |
| Règlement du concours signé | Preuve de prise de connaissance des règles propres à l'activité | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | 3 ans après la fin de l'adhésion |
| Document | Finalité | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Photos de dossier (portrait, plein pied) | Constitution du dossier candidat et communication autorisée | 10 ans maximum |
| CV / lettre de motivation | Présentation personnelle du candidat aux membres du jury | Durée de la sélection, purgé à la fin du concours |
Lorsqu'un participant est mineur et que l'activité le nécessite, l'association peut demander, conformément au consentement des représentants légaux (RGPD art. 8) :
| Document | Finalité | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Autorisation parentale signée | Consentement légal des parents à la participation et à l'exploitation de l'image du mineur | Jusqu'à la majorité du candidat + 1 an |
| Copie de la pièce d'identité des deux parents (ou du représentant légal) | Authentification de la signature parentale | Jusqu'à la majorité du candidat + 1 an |
| Extrait d'acte de naissance avec filiation | Vérification du lien parents-enfant (en lieu et place du livret de famille complet) | Durée de l'adhésion |
Dans le respect du principe de minimisation, l'association ne collecte pas :
| Finalité | Base légale RGPD | Durée |
|---|---|---|
| Gestion des adhésions et de l'annuaire interne | Exécution du contrat d'adhésion (art. 6.1.b) | Tant que membre + 3 ans |
| Organisation des événements, pointages, RSVP | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | 3 ans |
| Gestion des cotisations et justificatifs financiers | Obligation légale comptable (art. 6.1.c) | 10 ans (obligation légale) |
| Envoi de mails collectifs (convocations, newsletters) | Exécution du contrat + intérêt légitime | Historique des envois : 3 ans |
| Notifications push sur vos appareils | Consentement (art. 6.1.a) | Tant que l'abonnement est actif |
| Photos et vidéos diffusées dans la galerie | Consentement (droit à l'image) | Retrait possible à tout moment |
| Offres partenaires (QR code privilège) | Intérêt légitime du partenaire et du comité | Jusqu'à suppression de l'offre |
| Signature électronique de documents | Exécution du contrat / obligation légale | Selon document (souvent 5 à 10 ans) |
| Sécurité (logs, rate limit, détection d'intrusion) | Intérêt légitime (sécurité de l'information) | 1 an maximum |
Les données sont hébergées et traitées par les prestataires suivants, avec qui nous avons signé un accord de traitement (DPA) :
Aucune donnée n'est vendue, louée, ou transmise à des tiers à des fins commerciales.
Vous pouvez à tout moment :
Envoyez votre demande par email à : contact@tropikart974.com. Nous vous répondrons dans un délai maximum de 30 jours (RGPD art. 12.3). Pour vérifier votre identité, nous pouvons vous demander une copie de votre pièce d'identité.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL :
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes (RGPD art. 32) :
L'application utilise uniquement des cookies techniques strictement nécessaires :
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L'activation des notifications push nécessite votre consentement explicite (navigateur ou système). Vous pouvez à tout moment :
Les photos et vidéos prises lors des événements du comité et publiées dans la galerie ne sont visibles que par les membres connectés. Leur diffusion repose sur votre consentement, donné lors de votre adhésion. Vous pouvez demander le retrait d'une photo à tout moment en contactant contact@tropikart974.com.
Si un participant est mineur au moment de son adhésion, le consentement de ses représentants légaux est requis. Les données d'un mineur ne peuvent être conservées au-delà de la majorité sans son consentement renouvelé.
Vos données sont hébergées au sein de l'Union européenne (Hostinger, Lituanie). Certains emails transitent via l'infrastructure de Google (US). Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types (SCC) adoptées par la Commission européenne et par le Data Privacy Framework UE-US.
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des évolutions légales ou techniques. Toute modification substantielle vous sera notifiée par email et/ou par une fenêtre d'information à la prochaine connexion, et vous sera demandée de l'accepter à nouveau. La date de la dernière mise à jour figure en en-tête du document.
Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles :
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